iNNOVACIÓ
+ Desenvolupament
30-11-2016
La Gestió Corporativa de l’e-Expedient

Conferència de Jordi Masias Muntada // Soci-Director d’AGTIC Consulting

El fet mes dràstic i important del que significa la Llei 39/2015 pels ajuntaments i l’Administració en general és que a partir del 2 d’octubre el únics documents administratius amb valides jurídica per a la Administració Pública seran els Electrònics.

Tots sabem que la millor manera de canviar les coses és que ens obliguin a fer-ho i ara és el moment. Les administracions que ja funcionen electrònicament han millorat la seva eficiència. I la que n’és paradigma és l’Agència Tributària d’Espanya. Tots recordarem que fa temps presentàvem les declaracions de renda amb documents que compràvem als estancs, després va venir el programa Padre, posteriorment internet i ara l’Agència Tributària és la primera Administració realment electrònica. Sempre ha anat endavant de les demés administracions. I és possible pensar que darrera de la Llei 39/2015 hi ha la voluntat de l’Agència Tributària de buscar i trobar els possibles fraus dels contribuents.

És evident que es tracta d’un pas difícil, però quan s’hi arriba, el temps de tramitacions és molt més ràpid i els costos, sobre tot de personal, disminueixen de forma important, almenys els destinats a fer actuacions amb poc valor afegit: validar documents, traslladar documents, buscar documents, etc.

Les eines que utilitzem avui requereixen molt personal i amb aquest poc valor afegit. Però cada cop més, el perfil dels funcionaris serà més tècnic i de més valor. Persones que analitzin les informacions i facin actuacions proactives i per tant, cada cop més amb l’objectiu d’atendre millor al ciutadà com assessors personals. L’Administració avança per passar de ser proactiva i no reactiva, al disposar de tota la informació en un format fàcil de gestionar i explotar.

De vegades, encara avui demanem al ciutadà que ens portin documents que ja ens havia portat i, fins i tot, que la pròpia Administració havia generat, tanmateix la Llei 22/2007 indicava que no s’havien de demanar documents que ja s’haguessin aportat. Amb la Llei 39/2015 identificarem si els documents ja els tenim per no tornar-los a demanar.

La nova normativa i els beneficis de l’Administració sense papers

A la Llei 39/2015, els articles que posen de relleu el canvi són, l’article 26 que indica que els documents administratius “són electrònics” a menys que la seva naturalesa exigeixi ser d’una altra forma més adequada. I l’article 70 que preveu la formació d’un “expedient administratiu electrònic”.

La introducció del document i expedient electrònic com a columna vertebral de la gestió administrativa pot comportar múltiples beneficis, a més del propi compliment normatiu:

  • Eliminació de l’ús del paper, i així els costos en temps i diners derivats del seu transport, trasllat i emmagatzematge.
  • Automatització de processos, amb la possibilitat de gestionar determinats serveis de manera automàtica.
  • Reducció de les tasques sense valor afegit, que podran ser executades per eines tecnològiques, destinant recursos humans a tasques que aporten més valor a l’organització i als ciutadans i resulten a la vegada més enriquidores.
  • Millor servei al ciutadà a un cost inferior.
  • Gestionar la interoperabilitat de forma eficient.Cal abordar el projecte de forma corporativa i amb un model predefinit
  • Cal esmentar que el projecte de gestió del document i expedient electrònics ha de ser abordat de forma corporativa i amb un model predefinit, si no és així acaba portant alguns dels següents problemes:
  •  Pèrdua de validesa del document electrònic.
  • Alta complexitat en la gestió del tot el cicle de vida.
  • Pèrdua d’alguns dels avantatges: reducció de temps i costos, no automatització de processos, entre d’altres.
  • Increment de tasques sense valor afegit: gestió manual dels documents electrònics.
  • No optimitzar la gestió de la interoperabilitat.

Model de gestió del document electrònic

Les decisions que cal prendre a nivell corporatiu són:

  • Com ha de ser el cicle de vida de l’expedient electrònic (creació, tancament, foliat, eliminació, enviament a i Arxiu, …?
  • Com digitalitzarem un document?
  • Quines signatures electròniques generarem i com garantim la seva conservació?
  • Quines metadades han de complementar al document i expedient electrònic?
  • Quines polítiques d’accés donarem als documents i expedients electrònics al llarg del seu cicle de vida?
  • Quines tasques podem automatitzar? Quines podem externalitzar?
  • Quines responsabilitats tenen les persones que participen en el cicle de vida?
  • Com preservarem els expedients electrònics?Així mateix caldrà que l’Ajuntament disposi, entre d’altres, d’eines de tramitació (signatura electrònica) i eines de gestió que generin documents electrònics (digitalització); un gestor documental i un arxiu electrònic únic.
  • Per tal de poder garantir que el document i expedient electrònic sigui segur, gestionable, interoperable i preservable, cal definir dues eines importants: el model de gestió del document i expedient electrònic, i la política de gestió del document electrònic.

 

docelectronica_jordi-masias

El document electrònic a l’Administració

A continuació indiquem quines són les principals eines que un Ajuntament ha de tenir per poder gestionar l’expedient electrònic amb totes les garanties jurídiques i quin és l’estat actual als ajuntaments, segons la nostra experiència:

Eina

Implantació

Eina de tramitació

Mitjà

Portasignatures

Mitjà/Baix

Gestor documental

Baix

Política i Model de gestió del document i expedient electrònic

Molt baix

Accés a servei d’interoperabilitat

Baix

Arxiu segur

Molt baix

Eines de ressegellat de documents electrònics.

Molt baix

Evidències electròniques

Molt baix

Eines de digitalització segura i impressió segura (CSV)

Mitjà/Baix

Estratègies d’implantació de l’expedient electrònic

Bàsicament són dues les estratègies per implantar l’expedient electrònic amb les corresponents avantatges i desavantatges per a cada una: la reenginyeria de processos i la utilització d’eines de gestió d’expedients que ja es troben al mercat amb la participació intensa del treballador públic.

Pel que fa a la reenginyeria, el principal avantatge és que s’automatitza molt el procés i, per tant, el temps i el cost de tramitació es redueixen. En canvi com a principal desavantatge és que el temps de posada en marxa és molt alt, no és tolerant als casos especials i és molt complex fer els canvis al sistema que requereix la normativa.

Pel que fa a la utilització d’eines de gestió d’expedients que ja es troben al mercat, amb la participació del treballador públic de forma intensa, destacaríem que és més ràpid de posar en marxa, tolerant als casos especials i als canvis i més acceptat per l’organització. En canvi, no s’aprofita al màxim l’automatització i a vegades el procés no és l’òptim.

Conclusions

Com que la Llei 39/2015 entrarà en vigor el 2 d’Octubre cal anar obligatòriament cap al document i expedient electrònic i cal fer-ho de forma organitzada, sense precipitar-se. Hem de ser conscients que no és necessari tenir-ho tot el primer dia, poden haver-hi plans B, però han de ser temporals. Cal aprofitar les eines que ja ens permeten avui implantar-ho, però s’ha de tenir molt en compte que el document electrònic només serà eficient, i per tant vàlid, si la seva gestió és corporativa, estructurada i aplicant els estàndards de la gestió documental.

11-04-2016
Automatització del procés de detecció d’incidències en la base gràfica cadastral

(Una de les principals activitats de la Direcció General del Cadastre és la de crear i mantenir registres de béns i les seves descripcions. Aquests registres contenen característiques físiques, econòmiques i jurídiques de les propietats, incloent dades generals, com la seva localització i referència cadastral, així com informació més detallada: ús i propòsit del sòl, qualitat dels edificis i posseïdor del títol.)

La Direcció General de Cadastre esta immersa en un procediment de regularització del cadastre en tot el territori estatal, excepte el País Basc i Navarra, durant els exercicis 2013 a 2016, ambdós inclosos. La finalitat d’aquest procediment és la regularització del Cadastre Immobiliari per tal que els bens immobles que hi figuren siguin el que existeixen en l’actualitat. Tenir aquesta informació actualitzada és de gran interès per les autoritats municipals, ja que garanteix la correcta emissió dels impostos dels immobles.

El procés de detecció d’incidències basat en la documentació existent, es defineix com un procés manual. En aquest procés, un operador qualificat busca de forma visual las discordances entre la informació continguda en el Cadastre i la observada en la orto fotografia més actualitzada del municipi a estudi. Aquesta tasca té els inconvenients de ser un procés molt costós en temps d’operador i de l’heterogeneïtat de criteri basat en el factor humà.

Amb la finalitat d’esmenar aquest inconvenients, a Tecnogeo hem dissenyat una metodologia per la Direcció General de Cadastre que permet extreure automàticament les construccions des d’ortofotos aèries i dada LiDAR. Posteriorment, creuem aquesta informació amb la base de dades gràfica cadastral i detectem les diferències existents entre la informació cadastral i la realitat. Aquest procediment es porta a terme utilitzant IMAGINE Objective, una solució d’Hexagon Geospatial per a la classificació orientada a objectes, així com ERDAS IMAGINE y GeoMedia com paquets de software de referència per al tractament d’imatges i operacions GIS.

La utilització d’aquesta innovadora tecnologia d’Hexagon Geoespatial, permetrà a la Direcció General del Cadastre agilitzar el procés manual i obtindré resultats ràpids i eficients.

18-11-2015
Una ciutat Smart canvia el paradigma de gestió

Daniel Prats – Consultor especialista en Smart Cities i GIS

Les SmartCities tenen com a objectiu gestionar més intel·ligentment les ciutats per fer-les més eficients, més segures, més sostenibles i més confortables. Per portar-ho a terme, cal analitzar millor les dades que es generen a infinitat de sistemes, integrant-les i correlacionant-les. La col·laboració de tots els agents és imprescindible per millorar els serveis i les preses de decisions
____________________

Una ciutat és un assentament nombrós i estable de persones a un lloc determinat. També és un espai urbanitzat amb un conjunt de serveis per facilitar la vida als ciutadans que hi conviuen. I, en un altre pla, la ciutat és una entitat jurídico-administrativa que conté diversos sistemes en constant evolució.

L’esmentada constant evolució de la ciutat i de les seves necessitats ens ha conduït fins ara  a pensar-la i gestionar-la en format vertical i sectorial. Treballem les dades en sistemes diversos i amb un entramat complexa d’interrelacions. El resultat és que cada cop ens és més difícil, per no dir impossible,  entendre-la com un sol conjunt. Aquesta situació comporta que la ciutat no sigui sostenible i, per tant, no sigui Smart.

Els indicadors que ens informen de la ciutat provenen de solucions verticals, és a dir, responen a necessitats concretes, i donen respostes aïllades. La informació es guarda departamentalment. No la compartim. Estem massa orientats a fer anàlisis de dades verticals i a generar informes amb aquestes dades. Hem de canviar el paradigma i passar de fer anàlisis amb informes a fer anàlisis “on time”.

Per altra banda, el mercat genera pressió i volem donar-li resposta sensoritzant-ho tot, creiem que posant sensors gestionarem la ciutat eficaçment. Però posar sensors en els sistemes urbans comporta nous sistemes d’informació vertical i major complexitat de les dades resultants. Si a aquesta situació hi afegim el recel a compartir processos i dades i que estem orientats a la reacció, el resultat és la ineficiència: tenim dades distribuïdes i desconnectades de on extreure informació és lent i costós. I amb totes les dades i les informacions que se’n deriven ens manca el més important: concretar el benefici al ciutadà.

Aquesta situació la resolem emprant eines que analitzen transversalment i sobre el territori les informacions provinents de solucions verticals.

Com és i com esdevenir una ciutat Smart

Una SmartCity és previsible i segura, molt sostenible, eficient i propera al ciutadà. Utilitza millor la informació. Els agents saben què està passant en cada moment i en qualsevol dels àmbits per reaccionar a temps o anticipar-se. I aquesta eficiència en la gestió requereix una millor informació, més detallada i actualitzada.

El terme CiutatSmart està avui en boca de tots. Però per parlar-ne i compartir experiències necessitem, en primer lloc, definir una semàntica comuna i en aquest àmbit s’està treballant. Tots hem de saber de què parlem, ens cal una “anatomia” de la ciutat. Necessitem etiquetar i classificar les dades i entendre les relacions i les interaccions que es produeixen.

En segon lloc, cal fer més eficients els recursos disponibles, és fonamental compartir la informació per  identificar la necessitat i  donar una millor resposta.

I en tercer i últim lloc, cal construir “Un Sistema Operatiu de Ciutat”. Aquest sistema  ha d’ integrar i processar la informació de tota la ciutat i no solament de l’ajuntament.  De la mateixa manera que existeix un sistema d’aigua i  que es coneix la xarxa energètica, el sistema d’enllumenat i altres serveis, les ciutats necessiten d’una infraestructura d’informació totalment integrada. Una plataforma que simplifiqui la integració de totes les dades i que permeti correlacionar-les en temps real i oferir-les en un format utilitzable per a tots els sistemes verticals.

Això ens permet generar indicadors, alertes als gestors, alimentar l’ OpenData, descobrir interrelacions desconegudes, integrar dades de xarxes socials i generar avisos al ciutadà, entre d’altres. És a dir, permet generar coneixement i utilitzar aquest coneixement per millorar la ciutat.

25-11-2013
Govern de la Ciutat. Nous canals de Participació Ciutadana

Jordi Valeriano – Director d’Estratègia de producte de TECNOGEO

Els models de relació entre els ciutadans i les seves administracions estan canviant. Es creen nous canals de comunicació que pretenen impulsar el desenvolupament local i la democràcia participativa. L’evolució de les tecnologies mòbils i l’ús extensiu de dispositius intel·ligents permet als governs locals oferir noves eines per promoure la participació dels ciutadans, millorant l’eficiència i oferint un servei més proper.

Perquè aquests nous canals permetin la implicació efectiva dels ciutadans en la presa de decisió dels Governs de les Ciutats, és necessari que es donin tres components: 1. que els gestors de l’administració adoptin i impulsin aquestes noves eines;  2. que les eines disposin de la funcionalitat i usabilitat necessàries de manera que 3. El ciutadà utilitzi efectivament i habitualment aquest nou canal.

Noves apps orientades a fomentar la relació entre l’administració i el ciutadà

Cada cop és més fàcil trobar a l’Apple Store al Play Store o al Marketplace aplicacions per a smartphones o tabletes proveïdes per les administracions locals, si bé aquestes són encara molt incipients en l’àmbit de la democràcia participativa.

Per tal que aquestes apps esdevinguin una eina eficaç de participació, és important que permetin una comunicació bidireccional entre l’administració local i el ciutadà. És a dir, tan han de permetre als diferents gestors de la ciutat proporcionar informació en forma de documents, notícies, agenda d’activitats, comentaris o notificacions més personalitzades; com també que el ciutadà proporcioni la seva opinió en forma d’enquestes, bústies de suggeriments, o notificacions d’incidències, entre d’altres.

Un altre aspecte molt important per fer extensiu l’ús d’aquestes noves eines és que proporcionin una bona accessibilitat i usabilitat de les interfícies, de manera que tothom les pugui utilitzar, fins i tot aquells menys familiaritzats amb l’ús de tecnologies mòbils. 

El valor de la geolocalització

La geolocalització proporciona gran valor afegit en tots dos sentits de la comunicació, ja que permet enviar i rebre informació des de o cap a un lloc concret del territori. Saber on és el ciutadà facilita enviar-li continguts rellevants en funció de la seva ubicació, fins i tot continguts que només es fan arribar en un lloc i moment determinat, utilitzant tècniques com el geofencing. Per altra banda, rebre enquestes d’opinió d’un cert punt de la ciutat permet fer anàlisi geoestadística, el qual proporciona gran valor afegir en el procés de presa de decisions. Tanmateix, per a la notificacions d’incidències a la via pública, la geolocalització esdevé una dada fonamental per ubicar i resoldre la incidència per part dels tècnics de l’administració.

Un altre element a incorporar progressivament és la utilització de les darreres tecnologies de visualització de cartografia per a dispositius mòbils en 2D i 3D, les quals poden ajudar definitivament al ciutadà a localitzar on és exactament un determinat esdeveniment o punt d’interès.

Eines de suport pels gestors de la ciutat

El dinamisme de la pròpia ciutat requereix fer arribar contínuament nous continguts al ciutadà, d’una forma àgil i propera. Aquests continguts no els elabora ni els pot centralitzar una única persona. Diferents departaments de l’administració, com urbanisme, via pública, medi ambient, promoció econòmica, civisme o alcaldia,  han de poder arribar al ciutadà per fer-li arribar notificacions, noves enquestes d’opinió o noves informacions d’actualitat, per posar alguns exemples. 

Per assolir una millor fluïdesa en aquesta comunicació, cal posar a les mans de gestors de l’administració, als seus propis dispositius mòbils, les eines necessàries per a que, des de qualsevol lloc, puguin enviar i rebre notificacions per part dels ciutadans, així com actualment ho faríem amb eines pròpies de xarxes socials com twitter o facebook.

Per altra banda, per assolir l’excel·lència administrativa i poder donar una resposta ràpida al ciutadà, és necessari que les sol·licituds del ciutadà s’incorporin automàticament als processos administratius establerts, de manera que els propis fluxos de treball de la ciutat donin resposta a les necessitats de les persones que hi viuen o s’hi passegen, d’una forma àgil i eficient.

20-09-2013
L’expedient electrònic i la gestió del seu cicle de vida

Jordi Masies – Soci-Director d’AGTIC – Assessor d’ABSIS

Les administracions públiques es troben immerses en un procés de modernització per adaptar-se a les noves demandes dels ciutadans i a les noves lleis que han anat sorgint, amb l’objectiu d’adequar aquestes administracions a la realitat de la societat. Aquesta adaptació, a part de la millora en el servei, hauria d’aportar també una important simplificació administrativa, estalvi de costos i millora de l’eficiència.

Tanmateix, la realitat avui és que tots els documents dels ajuntaments, si bé s’originen electrònics en gairebé la seva totalitat, en un 99% es passen a paper, s’imprimeixen, es signen i s’arxiven en carpetes.

Així mateix, la tendència és anar passant de la relació presencial amb el ciutadà a la relació telemàtica, però és el ciutadà el que decideix i per tant serà aquest el que definirà el calendari. Per altra part, i on si les administracions públiques poden definir el seu calendari, és en l’altra canvi de paradigma, anar passant d’un ajuntament basat en el paper a un basat en el document i expedient electrònic, on ja es permet el procediment administratiu automatitzat. I aquest procediment ha de basar-se en documents segurs, tant des del punt de vista tècnic com jurídic-tecnològic. Aquest fet imprescindible genera molts interlocutors i moltes persones a opinar, per tant, els ajuntaments necessitaran cada vegada més, perfils mixtes: tècnic/legal, tècnic/arxiver, … fet que no és senzill per a l’administració pública. L’administració electrònica és un canvi cultural més que de complexitat tecnològica.

D’altra banda, les lleis en vigor permeten gestionar un ajuntament només amb documents i expedients electrònics (Llei 11/2007). I un document electrònic és un fitxer, però també un vídeo, una foto o una gravació de veu i això obre moltes possibilitats. I perquè aquests fitxers tinguin validesa cal garantir la seva integritat, identificar l’autor, garantir l’autenticitat i indicar la data de creació, entre d’altres informacions. Són metadades i per tant s’ha de qüestionar si s’ha d’anar a models docucèntrics (e-mails, PDF, …) o datacèntrics (XML). En el primer cas, els podem llegir, però són de difícil gestió per part dels ordinadors. En canvi, en els datacentric, els sistemes d’informació els poden gestionar de forma automatitzada, doncs ja inclouen les metadades.  L’Administració Pública s’hauria de preguntar: Cal imprimir i escanejar tants documents?. Quan admetrem l’autocompulsa?. Quan podrem destruir paper?. És clar que es pot, cal saber com s’ha de fer i després eliminar completament el paper.

Arxiu electrònic

És pels motius esmentats que els ajuntaments han d’anar cap a l’arxiu electrònic. La pregunta és quan i si cal invertir en recursos per fer una integració amb les plataformes d’arxiu segur.

Per  crear un arxiu electrònic cal tenir associades les metadades, establir, consensuar i posar en marxa un calendari i una estratègia ben definida i que tot l’ajuntament ha de conèixer. Els reptes d’ara són,  per una banda extreure l’expedient del sistema de gestió documental (una vegada finalitza la seva fase de tramitació),  la gestió del cicle de vida de l’expedient electrònic i la gestió d’expedients híbrids i en paper amb la instància electrònica.

El gestor d’expedients 

jordi_masies_expelectronic

El gestor d’expedients és una eina clau en la implantació del document i expedient electrònic. Per  posar-lo en marxa cal fer una reenginyeria dels processos simplificant els procediments abans d’implementar-lo. Per fer-ho és imprescindible una metodologia, aplicar sempre que sigui possible  el procediment administratiu automatitzat, implementar la interoperabilitat, generar els documents electrònics de forma nativa, digitalitzar de forma segura (generant copies autèntiques) els documents en paper i fer els canvis normatius per facilitar la tramitació electrònica dels expedients.

Els problemes més habituals de les administracions per portar-ho a terme són la dificultat de tancar el funcional del circuit -si aquest és complex-,  els costos de canvis en els circuits i una gestió complicada. Però els beneficis són importants ja que el treballador públic no cal que conegui el procés, ja que està implementat tecnològicament; tots els procediments es fan de la mateixa forma i es pot realitzar un control del temps, sabent el que es tarda globalment i també per fases.

Constantment surten eines per permetre una gestió del procediment més flexible. Són les eines CASE. Aquestes eines permeten definir un flux a nivell general i deixar als usuaris les accions, les decisions i remetre l’expedient a altres usuaris.

Les seves funcionalitats són importants, inicien un nou expedient, creant-lo, identificant la sèrie documental i el tipus d’expedient. També permeten crear i signar el document, enviar-lo a un porta signatures d’un circuit, al registre corresponent, recepcionar-lo, enviar-lo a l’expedient d’un altre usuari, informar de dades i tancar l’expedient.

Són eines molt flexibles i, per tant, permeten excepcions i una gestió eficient de les metadades amb dos o tres repositoris per garantir-ne la seguretat.

Conclusions

El gestor d’expedients és clau un cop superada la fase de relació telemàtica amb el ciutadà. Cal que estigui integrat al gestor documental i que compleixi les polítiques de l’organisme. És molt important tenir visors per a documents electrònics complexos i cal definir una metodologia de reenginyeria i simplificació dels processos abans d’implantar-los sobre el gestor d’expedients, els quals haurien d’estar implementats en base a unes polítiques de gestió documental corporatives. 

Definir i posar en marxa un pla de formació i comunicació amb l’objectiu que totes les persones involucrades se sentin segures i adoptin de bon grat aquesta tecnologia, és necessari per garantir l’èxit de la implantació.

 

18-12-2012
Taller pràctic d’adaptació a la nova reglamentació comptable dels Ajuntaments

ABSIS participa com a experta i líder d’opinió en aquest àmbit

El passat 19 de desembre va tenir lloc a Madrid, a la seu del “Consejo General COSITAL de Secretarios, Interventores y Tesoreros de las Administraciones Locales”, un taller pràctic sobre l’adaptació dels programes informàtics de les Entitats Locals al nou sistema de comunicació al ‘Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas’ per a l’acompliment de l’Ordre HAP/2105/2012, d’1 d’octubre, que desenvolupa les obligacions derivades de la Llei d’Estabilitat Pressupostària i Sostenibilitat Financera.

Les implicacions d’aquesta Ordre són d’especial rellevància i impacte en la gestió d’ajuntaments i incideixen de forma important en la forma en que les entitats locals rendeixen comptes al Ministeri. Per aquest motiu, els interventors Municipals han obert un fòrum de discussió a nivell nacional, a través de la xarxa professional Cositalnetwork, en el que a més de tractar aquest tema, s’està discutint sobre la proposta de la nova instrucció comptable de les administracions locals que està en tràmit.

ABSIS va participar en el taller com a empresa experta i líder a nivell estatal de solucions de gestió econòmic-financera per a l’administració local. La seva participació és habitual en els fòrums estatals de discussió entre el Ministeri, Consells de Secretaris, Interventors, Tresorers i especialistes del sector.

Pag. 1 de 212