iNNOVACIÓ
+ Desenvolupament

mes iNNOVACIÓ + Desenvolupament

La Gestió Corporativa de l’e-Expedient

Conferència de Jordi Masias Muntada // Soci-Director d’AGTIC Consulting

El fet mes dràstic i important del que significa la Llei 39/2015 pels ajuntaments i l’Administració en general és que a partir del 2 d’octubre el únics documents administratius amb valides jurídica per a la Administració Pública seran els Electrònics.

Tots sabem que la millor manera de canviar les coses és que ens obliguin a fer-ho i ara és el moment. Les administracions que ja funcionen electrònicament han millorat la seva eficiència. I la que n’és paradigma és l’Agència Tributària d’Espanya. Tots recordarem que fa temps presentàvem les declaracions de renda amb documents que compràvem als estancs, després va venir el programa Padre, posteriorment internet i ara l’Agència Tributària és la primera Administració realment electrònica. Sempre ha anat endavant de les demés administracions. I és possible pensar que darrera de la Llei 39/2015 hi ha la voluntat de l’Agència Tributària de buscar i trobar els possibles fraus dels contribuents.

És evident que es tracta d’un pas difícil, però quan s’hi arriba, el temps de tramitacions és molt més ràpid i els costos, sobre tot de personal, disminueixen de forma important, almenys els destinats a fer actuacions amb poc valor afegit: validar documents, traslladar documents, buscar documents, etc.

Les eines que utilitzem avui requereixen molt personal i amb aquest poc valor afegit. Però cada cop més, el perfil dels funcionaris serà més tècnic i de més valor. Persones que analitzin les informacions i facin actuacions proactives i per tant, cada cop més amb l’objectiu d’atendre millor al ciutadà com assessors personals. L’Administració avança per passar de ser proactiva i no reactiva, al disposar de tota la informació en un format fàcil de gestionar i explotar.

De vegades, encara avui demanem al ciutadà que ens portin documents que ja ens havia portat i, fins i tot, que la pròpia Administració havia generat, tanmateix la Llei 22/2007 indicava que no s’havien de demanar documents que ja s’haguessin aportat. Amb la Llei 39/2015 identificarem si els documents ja els tenim per no tornar-los a demanar.

La nova normativa i els beneficis de l’Administració sense papers

A la Llei 39/2015, els articles que posen de relleu el canvi són, l’article 26 que indica que els documents administratius “són electrònics” a menys que la seva naturalesa exigeixi ser d’una altra forma més adequada. I l’article 70 que preveu la formació d’un “expedient administratiu electrònic”.

La introducció del document i expedient electrònic com a columna vertebral de la gestió administrativa pot comportar múltiples beneficis, a més del propi compliment normatiu:

  • Eliminació de l’ús del paper, i així els costos en temps i diners derivats del seu transport, trasllat i emmagatzematge.
  • Automatització de processos, amb la possibilitat de gestionar determinats serveis de manera automàtica.
  • Reducció de les tasques sense valor afegit, que podran ser executades per eines tecnològiques, destinant recursos humans a tasques que aporten més valor a l’organització i als ciutadans i resulten a la vegada més enriquidores.
  • Millor servei al ciutadà a un cost inferior.
  • Gestionar la interoperabilitat de forma eficient.Cal abordar el projecte de forma corporativa i amb un model predefinit
  • Cal esmentar que el projecte de gestió del document i expedient electrònics ha de ser abordat de forma corporativa i amb un model predefinit, si no és així acaba portant alguns dels següents problemes:
  •  Pèrdua de validesa del document electrònic.
  • Alta complexitat en la gestió del tot el cicle de vida.
  • Pèrdua d’alguns dels avantatges: reducció de temps i costos, no automatització de processos, entre d’altres.
  • Increment de tasques sense valor afegit: gestió manual dels documents electrònics.
  • No optimitzar la gestió de la interoperabilitat.

Model de gestió del document electrònic

Les decisions que cal prendre a nivell corporatiu són:

  • Com ha de ser el cicle de vida de l’expedient electrònic (creació, tancament, foliat, eliminació, enviament a i Arxiu, …?
  • Com digitalitzarem un document?
  • Quines signatures electròniques generarem i com garantim la seva conservació?
  • Quines metadades han de complementar al document i expedient electrònic?
  • Quines polítiques d’accés donarem als documents i expedients electrònics al llarg del seu cicle de vida?
  • Quines tasques podem automatitzar? Quines podem externalitzar?
  • Quines responsabilitats tenen les persones que participen en el cicle de vida?
  • Com preservarem els expedients electrònics?Així mateix caldrà que l’Ajuntament disposi, entre d’altres, d’eines de tramitació (signatura electrònica) i eines de gestió que generin documents electrònics (digitalització); un gestor documental i un arxiu electrònic únic.
  • Per tal de poder garantir que el document i expedient electrònic sigui segur, gestionable, interoperable i preservable, cal definir dues eines importants: el model de gestió del document i expedient electrònic, i la política de gestió del document electrònic.

 

docelectronica_jordi-masias

El document electrònic a l’Administració

A continuació indiquem quines són les principals eines que un Ajuntament ha de tenir per poder gestionar l’expedient electrònic amb totes les garanties jurídiques i quin és l’estat actual als ajuntaments, segons la nostra experiència:

Eina

Implantació

Eina de tramitació

Mitjà

Portasignatures

Mitjà/Baix

Gestor documental

Baix

Política i Model de gestió del document i expedient electrònic

Molt baix

Accés a servei d’interoperabilitat

Baix

Arxiu segur

Molt baix

Eines de ressegellat de documents electrònics.

Molt baix

Evidències electròniques

Molt baix

Eines de digitalització segura i impressió segura (CSV)

Mitjà/Baix

Estratègies d’implantació de l’expedient electrònic

Bàsicament són dues les estratègies per implantar l’expedient electrònic amb les corresponents avantatges i desavantatges per a cada una: la reenginyeria de processos i la utilització d’eines de gestió d’expedients que ja es troben al mercat amb la participació intensa del treballador públic.

Pel que fa a la reenginyeria, el principal avantatge és que s’automatitza molt el procés i, per tant, el temps i el cost de tramitació es redueixen. En canvi com a principal desavantatge és que el temps de posada en marxa és molt alt, no és tolerant als casos especials i és molt complex fer els canvis al sistema que requereix la normativa.

Pel que fa a la utilització d’eines de gestió d’expedients que ja es troben al mercat, amb la participació del treballador públic de forma intensa, destacaríem que és més ràpid de posar en marxa, tolerant als casos especials i als canvis i més acceptat per l’organització. En canvi, no s’aprofita al màxim l’automatització i a vegades el procés no és l’òptim.

Conclusions

Com que la Llei 39/2015 entrarà en vigor el 2 d’Octubre cal anar obligatòriament cap al document i expedient electrònic i cal fer-ho de forma organitzada, sense precipitar-se. Hem de ser conscients que no és necessari tenir-ho tot el primer dia, poden haver-hi plans B, però han de ser temporals. Cal aprofitar les eines que ja ens permeten avui implantar-ho, però s’ha de tenir molt en compte que el document electrònic només serà eficient, i per tant vàlid, si la seva gestió és corporativa, estructurada i aplicant els estàndards de la gestió documental.